Office 365 Groups es una nueva funcionalidad lanzada por Microsoft, dentro de sus paquetes de servicios de Office 365, que permiten a un equipo colaborar compartiendo conversaciones, reuniones, documentos y notas desde única localización.  Este grupo puede ser consultado desde Outlook y ahora verla también para algunas entidades desde  CRM.

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Otra ventaja de estos grupos es que puede compartir información con personas que no son usuarios de su CRM. 

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A continuación les contamos como implementar esta funcionalidad dentro de su Dynamics CRM Online. 

 

Requerimientos

  • CRM Online
  • Suscripción a Office 365 o una suscripción a servicios online como Sharepoint online o Exchange Online.
  • Para usar el almacenamiento de documentos, es necesario tener OneDrive for Business
  • Office 365 grupos es una solución CRM que se suministra desde el portal administrativo de office 365
  • Los usuarios deben tener un buzón de Exchange online para usar Office 365 groups.
    • Para organizaciones que son parte de office 365 ya está configurado el Exchange online.


Instalación

Para instalar Office Groups

  • Ingresar a Office 365 con un usuario administrador
  • Dar clic sobre la instancia sobre la cual se va a instalar office grupos,  hacer clic sobre soluciones

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  • Dar clic sobre Office 365 Groups y clic en Instalar

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Privilegios requeridos

Para poder utilizar esta funcionalidad es necesario activar el siguiente privilegio en los roles correspondientes:

  • El privilegio de seguridad ISV Extensión es requerido

 

Pasos para configurar el rol

Ir a configuración, seguridad, roles de seguridad, elegir el rol sobre el cual se va a realizar la personalización, dar clic sobre la pestaña “Personalización”, sección de Privilegios diversos, seleccionar la opción de “Extensiones ISV”, guardar y cerrar.

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Configuración de Office 365 Groups

Una vez se instale la funcionalidad, esta se puede habilitar en cualquier entidad, la seguridad de los miembros de los grupos está asociada con la entidad

  • En CRM ir a configuración, Office 365 Groups

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  • En Office 365 Groups, dar clic sobre agregar entidad

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Elegir la entidad de la lista desplegable. Repetir el paso hasta adicionar todas las entidades que se sedean utilizar.

 

  • Se puede elegir la opción “Crear automáticamente” si se desea que el sistema cree automáticamente un nuevo grupo cuando un nuevo registro es creado. Sin embargo, se sugiere elegir esta opción sobre entidades que normalmente requieren una colaboración larga de grupos.
  • Cuando ya se han adicionado todas las entidades, dar clic en publicar todo

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Utilizando Office Groups

Para utilizar Office Group abrir la entidad en donde se desea usar el Office365 Group.  Para este ejemplo usamos Cliente potencial

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Se abre la entidad en una nueva ventana

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Dar clic en crear un grupo de Office 365

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Se muestra la siguiente ventana en CRM, con las secciones: calendario, conversación, bloc de notas y Miembros del equipo.

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Para el uso del calendario dar clic sobre “Abrir calendario”

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Abrirá la ventana de Office 365 para crear la cita en el calendario

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Agregar miembros al equipo

Para agregar miembros al equipo dar clic sobre el botón “Agregar Miembros”

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Se abre una nueva ventana de Office 365, y se debe dar clic en agregar miembros

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Una vez se agregan los miembros, se puede empezar a trabajar interactivamente con ellos sobre office 365 y CRM. Por ejemplo, se pueden ver las citas que se han compartido, los documentos, compartir notas y conversaciones de manera rápida y en línea.

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