Esta nueva versión de Microsoft Dynamics CRM tiene la característica de Auditoría incorporada, a diferencia de la versión anterior, CRM 4.0, en la cual si se requería una solución para auditar cambios en los registros se necesitaba utilizar CRM 4.0 Audit Plug-in o  desarrollar la funcionalidad usando WorkFlows y creando entidades personalizadas como lo hace el acelerador para CRM Business Data Auditing.

Características Auditoria CRM 2011:

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La auditoría se puede habilitar a nivel de la Organización, Entidad o Atributo. Si la auditoría a nivel Organizacional no se habilita, entonces no se puede usar la auditoría a nivel Entidad o Atributo. Esta característica no esta habilitada por defecto.

Habilitar Auditoría

Para Iniciar la Auditoría de registros hay que ir a la Configuracion de Sistema / Auditoría, en el cual se encuentran las opciones:

  • Configuracion de auditoría global
  • Configuración de auditoría de campo y entidad
  • Vista de resumen de auditorías
  • Administración de Registro de Auditoría

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Al hacer clic en Configuración Global de Auditoría nos abre la pestaña de Auditoría en la configuración del Sistema en donde podemos habilitar la auditoría para toda la implementación y seleccionar las áreas (grupos pre-definidos de entitades) en las cuales queremos habilitar la auditoria, estos grupos son:

  • Entidades comunes: campañas exprés, cliente potencial, consulta de informe, cuenta, contacto, documentacion de ventas, listas de marketing, metricas objetivos, objetivo y productos.
  • Entidades de automatización de la fuerza de ventas: competidor, factura, oferta, oportunidad y pedido.
  • Entidades de automatización de marketing: campaña.
  • Entidades de servicio al cliente: caso, contrato y servicio.

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Historial de Auditoría

En los registros de la entidades que tienen habilitada la Auditoría de registros, en el menu izquierdo del formulario, se encuentra el “Historial de auditoría” en el cual por defecto encontramos las siguientes columnas:

  • Fecha y hora
  • Cambiado por
  • Acción realizad al registros
  • Campos cambiados
  • Valor anterior
  • Nuevo Valor

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